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Source : la vie éco

Qu’elle soit orale ou écrite, la communication interne est un facteur-clé du succès de l’entreprise. Son utilité n’est plus à démontrer. « Elle s’inscrit dans une dynamique d’amélioration des performances de l’entreprise », insiste Abdelkrim Sekkak, DRH de Shell Maroc. On constate toutefois que la majorité des entreprises marocaines demeurent à la traîne en matière de communication interne. Mais que signifie-t-elle au juste ? Communiquer vient du latin «communicare» qui signifie partager. Ramené à l’univers de l’entreprise, communiquer c’est partager des savoir-faire, mais aussi et surtout un savoir-être commun, une culture.

En somme, la communication interne est un outil de management. Son rôle, c’est de créer un sentiment d’appartenance des collaborateurs, les aider à comprendre la situation générale de l’entreprise pour favoriser l’atteinte des objectifs globaux, accroître les ventes...

La communication interne permet également  d’accompagner le changement et d’anticiper la propagation de la rumeur. Le fait que des salariés découvrent une information concernant leur structure par l’extérieur, par voie de presse ou par tout autre moyen peut s’avérer dommageable pour l’efficacité de l’entreprise. Il existe, en effet, une forte corrélation entre l’engagement des salariés, leur implication et la performance de l’entreprise.

« La communication interne, c’est également un moyen efficace pour anticiper les conflits et gérer les situations de crise », explique Abdelilah Jennane, directeur exécutif du cabinet Diorh. Mais, aujourd’hui, les entreprises font face à un paysage économique qui ne cesse de se complexifier. Les objectifs et les stratégies de communication interne deviennent de plus en plus instables du fait de l’entrée en scène de nouveaux acteurs comme les actionnaires, bien plus difficiles à appréhender que les partenaires traditionnels. La pratique évolue donc avec le temps.

Donner du sens aux messages sans rien imposer

Le plus souvent rattachée à la direction générale, aux RH ou encore au département communication, la communication interne est devenue une fonction à part entière, soumise cependant à des réalités différentes selon le secteur d’activité, la taille et le périmètre de l’organisation. Le budget alloué est variable d’une organisation à une autre, étant donné que les entreprises mesurent rarement son efficacité a posteriori. Pourtant, de nombreux moyens sont mis à la disposition des entreprises pour évaluer son efficacité, au travers notamment d’études sur le climat social ou encore d’études globales sur la communication interne. Houcine Berbou, consultant senior au LMS & ORH, souligne que « ce sont de véritables baromètres d’opinion ».

Les outils de la communication interne sont nombreux et ne cessent de se développer. Leur utilisation repose le plus souvent sur un mix : papier (newsletter, journal interne, affichage, etc.), électronique (intranet, newsletters en ligne, etc.), échanges (réunions). La nouvelle donne est que les technologies de l’information ont fait leur entrée en force, mais n’ont pas supplanté le papier. Par ailleurs, les supports sont de plus en plus personnalisés, par corps de métier ou par catégorie d’interlocuteurs. Mais quels que soient l’outil et la cible, la finalité sera de donner du sens aux messages sans rien imposer. On doit aussi éviter de tout formaliser en laissant, dans la mesure du possible, de la place à l’informel. Il y a toutefois un élément à prendre en considération : la communication interne doit être cohérente avec les valeurs de l’entreprise.

En amont, il s’agit de définir une vraie stratégie qui permettra de déterminer les outils dont a besoin l’entreprise, la qualité de la communication interne, le partage des ressources. En aval, il s’agit d’accompagner ceux qui sont chargés de la mise en œuvre par des formations.

Un investissement nécessaire dans un contexte de crise

Dans un contexte de crise économique mondiale, la tendance est plutôt à la réduction du budget communication et marketing. Mais « l’incertitude accroît le besoin de communiquer », précise Ludovic Leclercq, responsable du bureau Opteam Maroc (Cabinet de conseil et accompagnement de projets). Certes, elle représente un facteur de coût, mais c’est un investissement nécessaire.

Il n’existe pas de modèle unique et standard de communication interne efficace. Chaque entreprise doit mettre en place sa propre communication interne et doit se tenir sans cesse au fait des bonnes pratiques afin de trouver son modèle qui ne doit pas être figé. A chaque situation doit correspondre un axe de communication développé selon la teneur du changement et s’organiser par thématique : communication environnementale, financière, produit...

Les informations diffusées dans ce cahier ne sont pas exhaustives. Elles ont pour objectif d’offrir des pistes de réflexion et de proposer quelques lignes directrices.

Les différents supports utilisés

 
Il existe une multitude de supports. Avant de passer à l’action, il faut définir la cible et ne pas négliger la mise à jour des contenus.

Journal interne : traditionnellement imprimé sur papier, même si désormais de nombreux supports n’existent que sous format électronique (html ou pdf), il a pour principale caractéristique d’être distribué et d’offrir un regard sur les différents enjeux de l’entreprise. Il permet de sensibiliser et d’éclairer le lecteur sur les réalités qui l’entourent.

Livret d’accueil : ou « welcome package » fournit des repères au nouvel arrivant et participe à son intégration au sein de la structure. Notes écrites (notes de services/ notice d’information) : elle donne des directives ou des explications.

Tableaux d’affichage : les affiches sont un excellent moyen de communication interne parce qu’elles peuvent être placées dans des endroits très fréquentés, comme la cantine, les salles de réunion ou encore la machine à café.

Réunion : regroupement de plusieurs personnes dans un lieu donné à un horaire précis et pour un temps défini pour discuter, débattre, prendre des décisions autour d’un sujet. Une réunion est efficace quand ses objectifs ont été préalablement définis et atteignables dans le temps imparti.

Team building : se définit comme l’orientation du groupe vers un objectif commun, la valorisation et l’expression des compétences de chacun, la meilleure circulation possible de l’information, la création d’un climat qui développe la motivation.

Conventions / séminaires : ils sont destinés à faire le point avec les salariés. On y parle stratégie, on s’interroge sur «ce qui va» et «ce qui ne va pas», on y félicite les meilleurs éléments et, bien souvent, on y cultive une certaine ambiance festive pour souder le groupe et relancer la motivation.

Intranet : véritable outil stratégique de communication interne de l’entreprise, il a pour but de faciliter l’accès à l’information. Suivant son métier, sa fonction, sa situation géographique, l’utilisateur a accès ou non à certaines informations.

Qu’elle peut être la réponse du Team Building à une problématique d’équipe ?

Exemple :

Le service financier d’une société a subi de nombreux changements humains et notamment le départ de près de la moitié de l’équipe et l’arrivée de nouveaux collaborateurs sur une année. La population du service est donc mixte, des personnes dont l’ancienneté est de prête de 10 ans et d’autres 6 mois.

Il apparaît donc à la direction qu’une journée où l’ensemble de l’équipe se retrouverait dans un contexte différent s’impose.

Le brief est le suivant :

-          Faire que les personnes sortent de leur contexte de travail

-          Faire que les personnes se découvrent sous un autre « jour »

-          Faire en sorte que les personnes appréhendent les besoins d’une bonne collaboration en équipe

-          Faire que chacun trouve sa place dans l’équipe

-          Etablir une communication saine et un climat de confiance

La réponse du Team Building : Proposer un parcours d’activités progressif où les participants vont être amenés à travailler en sous-groupe puis en groupe :

-           Activité en sous-groupe de 10 personnes suivi d’un premier debriefing sur le thème « le process en équipe »

-          Activité  en équipe de 2 à 3 personnes où les équipes sont obligatoirement en interaction et en négociation

-          Enfin une activité de groupe : relever un challenge créatif faisant appel à des compétences inhabituelles

v  Dans la 1^ère activité, les participants, en sous-groupes de 10 personnes, ont du relever un premier défi : construire ensemble une structure géométrique complexe avec des planches de bois selon un shéma bien défini. Une seule possibilité à ce casse-tête chinois collectif.

Plusieurs objectifs :

-          Réussir à construire la structure

-          Trouver une organisation en équipe pour reproduire la structure en un temps record (2 minutes)

-          Les participants doivent eux-mêmes analyser l’activité et en tirer les enseignements qui leur sont propres

Les participants se sont rendu compte que pour réussir dans cette activité (2 équipes sur 3 ont réussi), il leur fallait avant out une bonne communication et une bonne écoute dans le groupe. Ceux qui n’ont pas réussi à relever le défi ont compris qu’il leur avait manqué un leader qui aurait proposé  une solution, l’aurait  vendu au reste du groupe et mené le groupe vers le chemin de la réussite. Ils ont redécouvert l’idée que dans tout projet à résoudre en équipe, un process collectif est nécessaire, avec une répartition claire des rôles de chacun,  avec une organisation, une méthode et aussi le respect de ce process tout au long de l’activité.

Voilà de manière non exhaustive ce qu’ils ont pu tirer de cette 1^ère activité.

v  Dans la 2 ème activité, les participants en équipe avaient pour objectifs de développer leurs ressources. Les équipes partaient toutes avec des moyens équivalents et leur mode était la communication et la négociation.

Plusieurs objectifs :

-          Aller au devant des autres équipes / multiplier les contacts

-          Chercher l’information et la vérifier

-          Trouver des accords gagnants-gagnants

La question du consultant après avoir tiré les enseignements de cette activité :

Comment faire mieux, comment faire plus … la réponse des participants est simple et claire : il fallait mutualiser les ressources et surtout les informations !!

L’ensemble de l’équipe prend alors conscience, par l’expérience vécue, de l’importance de l’objectif commun dans l’entreprise, du bénéfice de la synergie et du partage de ; l’information au quotidien.

Dans la 3^ème activité, les participants doivent encore relever un nouveau défi : créer ensemble d’une œuvre picturale. En équipe de 6 à 8 personnes, ils sont amenés à peindre une partie de la toile.

Ils prennent rapidement conscience de l’importance de la coordination des informations concernant les autres toiles et doivent immédiatement en liaison avec les autres équipes : échanges sur les traits et  les couleurs … la préparation et la coordination des équipes sera au centre des préoccupations de chacun.

Après des heures de travail, le résultat est au rendez-vous des espérances de chacun, le rendu est superbe et l’œuvre trônera fièrement dans les locaux de la société.

Carole Rupli
Consultante 

1. Corsairfly se déclare “activateur de liens familiaux”

La compagnie aérienne Corsairfly, filiale du groupe TUI Travel PLC, lance sa nouvelle stratégie marketing. Le nouveau  positionnement est structuré autour d’une offre tarifaire axée sur une large cible : la famille.

Des actions de marketing et de communication sont mises en oeuvre en vue de cette nouvelle stratégie. Corsairfly invite les familles à partager leurs anecdotes de voyage sur Internet, met en place un plan média national avec des spots télévisés, de nouveaux services d’accueil téléphonique sont affectés à cette nouvelle offre, des animations au sol et en vol sont créées, etc.

2. Eagle’s Flight crée un évènement d’entreprise fédérateur et familial

En « activateur de liens familiaux », Corsairfly souhaite que les employés et leurs familles créent ensemble un œuvre géante représentative dans sa conception et dans son résultat de la nouvelle politique marketing.

Corsairfly a eu connaissance des réalisations d’Eagle’s Flight et plus particulièrement de l’animation The Big Picture. Cette activité participative et créative s’adapte au concept de Corsairfly et à ses contraintes : 600 à 700 invités, parents et enfants de tous âges, une animation fédératrice, dans une ambiance conviviale et chaleureuse, avec un résultat impressionnant et symbolique qui restera visible longtemps au cœur des locaux de l’entreprise.

« L’arbre de Noël » de l’entreprise est transformé en véritable évènement familial. La tradition devient un véritable acte fondateur de la nouvelle stratégie au sein de l’entreprise.

En logisticien habitué des gros évènements, Eagle’s Flight a rassemblé une équipe d’artistes et d’animateurs pour aider et encadrer les participants.

En seulement 1h30, les familles rassemblées en équipe peignent 112 toiles ! Chaque toile est ensuite replacée sur une structure spécifique qui forme comme un puzzle géant et reconstitue une fresque de 2 mètres de haut et de 12 mètres de large.

Après une pause gourmande, l’œuvre monumentale est révélée à l’ensemble des participants. C’est l’occasion pour le PDG de Corsairfly de présenter le nouveau positionnement de la compagnie aérienne. La fresque est un support illustrant son discours : le nouveau slogan de l’entreprise, les logos de la société et du groupe, les symboles des liens familiaux et les métaphores des voyages sont rassemblés sur toute la toile… Au-delà de l’évènement, la fresque sera ensuite reproduite en carte de vœux électroniques pour la société et pour le groupe TUI en entier. 

Cette création collective permet de faire prendre conscience à chaque employé de l’impact de son action individuelle dans la réussite globale de la stratégie. Le challenge relevé par tous les participants a mobilisé et fédéré les équipes autour du projet commun de la nouvelle politique marketing.

3. L’envers du Décor (par Aurore Agillianon)

Le gros problème était de débarrasser la tente de l'arbre de Noël en un minimum de temps pour que nous puissions l’installer pour l’activité Big Picture. Normalement, nous comptons environ 2h pour l’installation. Nous avons obtenu environ 1/2h.

En rentrant au bureau, nous nous sommes dit que nous avions un énorme challenge et pas tellement de bouées de sauvetage. Après un travail de réflexion, nous avons décidé de réaliser l’événement de la manière suivante :

-         Création de 56 équipes de 11-12 personnes composées d’adultes et d’enfants de plus de 7 ans environ

-       Un espace « tout-petits » avec un atelier de dessin, de découpage et collage et un atelier où les enfants en nombre réduit (5-6 enfants) avec un animateur peignaient une partie de la fresque. Pour éviter les risques de gribouillage, toutes les toiles avaient été esquissées en double et une artiste était présente pour réaliser les mélanges et peindre les toiles si cela s’avérait nécessaire.

Le reste fut de la préparation en interne :

-          Trouver au total 12 artistes et 26 animateurs

-          Former les artistes nouvellement recrutés

-          Esquisser les 112 toiles

-          Faire créer la structure de 2m de haut sur 12m de large

-          Préparer les pots de peinture, les pinceaux, etc.

-          Réserver un bus pour se rendre chez Corsairfly

-          Réaliser un Power Point avec tous les éléments importants liés à l’événement

-          Vérifier que tout le monde a tout bien reçu

-          Etc.

Il avait été décidé que la structure serait en hauteur. Nous avons donc dû trouver un système de levage et adapter la réalisation de la structure en fonction de ces contraintes.

Le Jour J :

Tout le monde a rendez-vous dans nos locaux à 12h. Le bus nous attend. Je fais l’appel et personne ne manque. Pendant le trajet, je leur explique l’enjeu de cet événement et met l’accent sur le temps très limité au niveau de l’installation. Je leur dis également que nous avons besoin d’eux pour relever ce défi. 

Nous arrivons en début d’après-midi et rejoignons notre espace dédié. Un brief plus technique est réalisé. Pour ne pas prendre de risque, j’ai réalisé un tableau avec chacune des grandes étapes et les tâches de chacun. Cela permet de ne pas avoir 40 personnes qui se demandent ce qu’elles ont à faire. Je leur présente leurs tâches respectives et vérifient avec eux que tout est OK.

Bruno nous fait signe… C’est à nous de jouer… et là c’est magique… en 1/2h, la salle a été désinstallée des jeux de l’arbre de Noël et installée pour l’activité de peinture. Nous pouvons accueillir les participants. Petite inquiétude, les participants arrivent au compte goutte… Aurons-nous assez de personnes ?

Bruno et Nathalie montent dans les locaux de Corsairfly pour encourager  les personnes à venir. L’activité est lancée, les personnes arrivent… Ca commence très très bien… Pendant l’activité, nous découvrons des familles en train de peindre de manière très appliquée, les parents et les enfants s’amusent. C’est un moment convivial et de rassemblement pour les familles, les amis, etc. Du côté des tout-petits, tout est mignon…. Ils sont tous en chaussettes, à quatre pattes en train de colorier, de coller des gommettes ou de peindre avec attention. Certains tirent la langue pour montrer leur application….

Il est 17h30. Certaines équipes ont terminé. Nous les invitons à aller déposer leurs toiles à l’accueil. Des échelles pâtissières, numérotés dans l’ordre de montage de la fresque, reçoivent les toiles réalisées. Dès que nous avons les premières, l’équipe de montage commence à les poser.

Tout s’accélère. Je dédie certains animateurs à faire la navette entre les deux espaces. Je suis au talkie-walkie avec Seb qui m’annonce les toiles qui manquent et qui bloquent le montage de la fresque. Je demande aux artistes d’aller épauler ces équipes pour qu’ils finissent au plus vite. Tout le monde coure, tout le monde sait ce qu’il a à faire.

Il est 18h30. Le reveal peut être réalisé. Nous sommes prêts pour faire le tomber de rideau. Il y a de l’émotion dans l’air et du suspens. Compte à rebours, 10, 9,…2,1 et des grands « oh » d’admirations montent dans le hall d’accueil du Siège. Les enfants sont époustouflés, ils veulent vite aller toucher la toile qu’ils ont réalisée…

Le président prend la parole, témoigne de sa fierté dans la réussite de ses équipes dans ce challenge artistique. Puis, les collaborateurs découvrent en avant première les publicités Corsairfly. Cette après-midi se termine par un cocktail. Les participants n’en reviennent pas… et nous non plus. Il y a une grande qualité dans la réalisation.

En conclusion : Nos clients nous aident à grandir. Pour nous, mixer un arbre de noël et une de nos activités n’étaient pas forcément envisageable. Grâce à Corsairfly, nous avons encore une fois surpassé notre savoir-faire avec une très grande réussite au final. Aujourd’hui, la toile est exposée à l’entrée du Siège Social.